Privacybeleid

AdministratieNeT respecteert de privacy van haar Klanten en de Bezoekers van de Website. AdministratieNeT betracht bij de verwerking van uw Persoonsgegevens zorgvuldigheid en nauwkeurigheid en verwerkt de Persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Onderhavig document is het Privacybeleid van AdministratieNeT (hierna: AdministratieNeT), laatstelijk gewijzigd 16 augustus 2019. Dit beleid heeft betrekking op de verwerking van uw Persoonsgegevens via de Website en bij de uitvoering van Diensten. Dit document is van toepassing op alle activiteiten van AdministratieNeT, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders is overeengekomen of aangegeven. Hieronder kunt u onder andere lezen welke Persoonsgegevens AdministratieNeT verwerkt, met welke grondslag en met welk doel. U leest verder hoe AdministratieNeT met uw Persoonsgegevens omgaat.

Begrippen

  1. Betrokkene
  2. Een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die Bezoeker van de Website of Klant van AdministratieNeT is.
  3. Bezoeker
  4. Een, al dan niet geregistreerde, gebruiker van de Website.
  5. Diensten
  6. Uitvoering Overeenkomst van opdracht.
  7. Klant
  8. De natuurlijke persoon of rechtspersoon welke een Overeenkomst van opdracht met AdministratieNeT is aangegaan.
  9. Overeenkomst van opdracht
  10. Overeenkomst van opdracht zoals tussen AdministratieNeT en Klant is tot stand gekomen.
  11. Persoonsgegeven
  12. Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
  13. Website
  14. De Website van AdministratieNeT.

PRIVACY

Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker van Persoonsgegevens in het kader van de Website en bij het uitvoeren van Diensten is, tenzij nadrukkelijk anders beschreven, AdministratieNeT (hierna: AdministratieNeT), gevestigd en kantoorhoudend te Almere en ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 32132377.

Categorieën Betrokkenen

Onder Betrokkenen worden verstaan: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een Overeenkomst van opdracht met AdministratieNeT isaangegaan (Klant) of de Bezoeker van de Website.

Bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens

AdministratieNeT verwerkt geen bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens en heeft tevens niet de intentie Diensten te verlenen dan wel gegevens te verzamelen over personen jonger dan 16 jaar, tenzij hiervoor toestemming is verkregen van ouders of voogd. AdministratieNeT kan echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 jaar is en raadt ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen worden verwerkt zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat AdministratieNeT zonder die toestemming persoonlijke gegevens heeft verzameld over een minderjarige, neem dan contact op via info@accuraatinfinance.nl, dan verwijdert AdministratieNeT deze gegevens.

Persoonsgegevens

AdministratieNeT verwerkt ter uitoefening van haar Diensten onder andere de volgende gegevens van haar Klanten:

Bedrijfsgegevens

  • Vestigingsadres (straat, nummer, postcode, plaats, land)
  • Kvk-nummer
  • BTW-nummer
  • Voor- en achternaam contactpersoon/eigenaar
  • Telefoonnummer contactpersoon/eigenaar
  • E-mailadres contactpersoon/eigenaar
  • BSN-nummer contactpersoon/eigenaar
  • Kopie van het identiteitsbewijs (wwft)

Fiscale gegevens

  • Fiscaal nummer
  • Kopie belastingaanslagen
  • Inloggegevens belastingdienst (digid)?
  • Financiële gegevens
  • Betalingsgegevens (waaronder bankrekeningnummer)

Bijzondere persoonsgegevens

Voor het verzorgen van belastingaangiften en toeslagen, (subsidie)aanvragen en de salarisadministratie is AdministratieNeT wettelijk verplicht het BSN-nummer van Klanten te verwerken. Een volledige kopie van het identiteitsbewijs is daarnaast verplicht vanuit de loonbelasting. De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) verplicht AdministratieNeT uw identiteit vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren. Voor het verzorgen van een salarisadministratie, het verzorgen van loonaangifte en de aan- en afmeldingen bij pensioenverzekeraars, verzuimverzekeraars en arbodiensten kunnen bijzondere persoonsgegevens zoals gegevens omtrent de gezondheid worden verwerkt.

Verkrijging Persoonsgegevens

AdministratieNeT verkrijgt direct uw Persoonsgegevens via dropbox, e-mail, telefonisch contact, post, one-drive en het ondertekenen en uitvoeren van de Overeenkomst van opdracht. Ook wanneer u AdministratieNeT benadert via socialmedia kanalen als Facebook (Messenger), LinkedIn en Instagram worden uw Persoonsgegevens verkregen.

Opslag Persoonsgegevens

Hieronder vindt u een overzicht van de derde partijen met wie AdministratieNeT uw persoonsgegevens deelt om gegevens in op te slaan. Met deze partijen is een verwerkersovereenkomst afgesloten of deze volgt uit de voorwaarden van gebruik van deze programma’s.
    • Exact
Doel van de opslag van Persoonsgegevens is het voeren van de boekhouding en realisatie van facturatie.
    • Nextens
Doel van de opslag IB, VPB en BTW aangifte.
    • Dropbox
AdministratieNeT gebruikt deze om haar bedrijfsvoering en bestanden in het kader van de Overeenkomst van opdracht gemaakt, op te slaan en te verzenden.
    • Email
Persoonsgegevens als e-mailadres worden gebruikt voor e-mail en webdiensten en worden tevens gebruikt om bestanden te delen met Klanten.
  • Computer vaste schijf

Grondslag gegevensverwerking

AdministratieNeT verwerkt slechts persoonsgegevens op basis van de grondslagen dan wel uitzonderingsgronden (in geval van bijzondere persoonsgegevens) zoals genoemd in de AVG.
  • AdministratieNeT verwerkt persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst met haar Klanten.
  • AdministratieNeT verwerkt persoonsgegevens vanwege het gerechtvaardigde belang dat zij daarbij heeft, namelijk:
    1. Verrichten van haar bedrijfsactiviteiten, zoals personeelsadministratie;
    2. Dienstverlening zo efficiënt mogelijk inrichtingen;
    3. Verbetering dienstverlening
    4. Beveiliging en beheersystemen waarin gegevens opgenomen zijn;
  • AdministratieNeT verwerkt bepaalde persoonsgegevens ter voldoening aan een wettelijke verplichting, waaronder in elk geval verstaan fiscale controles en financiële dan wel salarisadministratie.
  • In het kader van de bedrijfsvoering is AdministratieNeT gehouden aan de wettelijke verplichting om de identiteit van haar klanten ter verifiëren op basis van de wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)
  • Persoonsgegevens van personeel wordt verwerkt in overeenstemming met de arbeidsovereenkomst.
  • Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming van betrokkenen, zal toestemming afzonderlijk worden gevraagd. U kunt uw toestemming te allen tijde schriftelijk intrekken middels het versturen van een e-mail naar info@administratienet.com.
Indien derde partijen in opdracht van AdministratieNeT uw gegevens verwerken (‘sub verwerkers’), zal schriftelijk en voorafgaand aan het ondertekenen van de Overeenkomst van Opdracht uw uitdrukkelijke toestemming hiervoor worden gevraagd. Overige grondslagen zijn:
  • E-mailadres is noodzakelijk voor het ontvangen van de nieuwsbrief vragen.
  • E-mailadres en telefoonnummer zijn noodzakelijk voor de uitvoering van de Overeenkomst van opdracht.
  • Verwerking van de bedrijfs- en NAW-gegevens zijn noodzakelijk voor het nakomen van de wettelijke verplichtingen vanuit belastingwetgeving.

Doeleinden gegevensverwerking

AdministratieNeT verwerkt bij de uitvoering van haar Diensten en via uw bezoek aan de Website Persoonsgegevens zoals onder meer uw bedrijfsnaam, voor- en achternaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Het doel hiervan is om de Overeenkomst van opdracht uit te voeren en tevens uit praktische overwegingen als het bijhouden van administratie en facturering. Eveneens wordt middels verwerking een optimaal gebruik van de Website gerealiseerd en liggen er commerciële overwegingen aan ten grondslag zoals marketing doeleinden en het verkrijgen van inzicht in (unieke) bezoekersaantallen en overige statistieken. AdministratieNeT verwerkt eveneens Persoonsgegevens om contact op te nemen (voor overleg om de dienstverlening uit te voeren, voor het sturen van een Offerte of om te kunnen reageren op een vraag/verzoek. Voor het verzenden van de nieuwsbrief, voor het maken en verzenden van facturen, het beheren (monitoren, plaatsen van berichten en reageren op reacties) van social mediaaccounts als ook het plaatsen van advertenties, voor inzicht in websitebezoekers en zoekgedrag, om de website te optimaliseren.

Duur opslag

Uw Persoonsgegevens worden door AdministratieNeT minimaal twee jaar en uiterlijk vijf jaar bewaard.
  • Gegevens als bedrijfsnaam, voor- en achternaam, adres en e-mailadres worden gebruikt voor administratieve en financiële (facturatie) doeleinden. Deze gegevens worden zeven jaar bewaard daar AdministratieNeT wettelijk verplicht is deze gegevens gedurende zeven jaar te bewaren voor de Belastingdienst. Dit geldt eveneens voor emailadressen en de inhoud van e-mails.
  • Voor het uitvoeren van de Overeenkomst gebruikt AdministratieNeT onder meer gegevens omtrent uw bedrijfsvoering. Zodra de werkzaamheden uit de Overeenkomst voltooid zijn, verwijdert AdministratieNeT deze gegevens. De gecreëerde content wordt vijf jaar bewaard.
  • Uit commercieel belang gebruikt AdministratieNeT gegevens als uw bedrijfsnaam, voor- en achternaam en emailadres voor direct marketing en socialmedia uitingen. Indien u dergelijke uitingen deelt op uw socialmedia, ontvangt AdministratieNeT een notificatie. Deze gegevens worden verwijderd zodra u aangeeft dat deze verwijderd dienen te worden.

Verwerking Persoonsgegevens door derde partijen

Uw persoonsgegevens kunnen worden verstrekt aan derden wanneer AdministratieNeT aan een wettelijke verplichting moet voldoen. Hierbij valt te denken aan controle door de Belastingdienst, de FIOD of de AFM. Uw Persoonsgegevens worden in het kader van de uitvoering van de Opdracht gedeeld met de Nederlandse Belastingdienst. In bepaalde gevallen kunnen uw persoonsgegevens tevens aan derde partijen worden verstrekt. Indien verstrekking aan derden noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de opdracht, dan zal hiervoor vooraf schriftelijk uw toestemming gevraagd worden bij het ondertekenen van de Overeenkomst van Opdracht. Overige gegevens worden niet aan derde partijen verstrekt, tenzij dwingende bepalingen in wet- en regelgeving dit noodzakelijk maken. Het is derde partijen niet toegestaan middels de Website Persoonsgegevens over u te verzamelen, in welke vorm dan ook. AdministratieNeT attendeert er echter op dat zij niet verantwoordelijk is voor het privacybeleid van de websites van derde partijen welke via de Website bereikbaar zijn. Het is daarom raadzaam om het privacy- en cookiebeleid dan wel disclaimer van de betreffende websites te raadplegen bij uw bezoek.

Doorgifte derde landen

Het kan voorkomen dat het noodzakelijk is dat AdministratieNeT uw Persoonsgegevens doorgeeft aan landen buiten de Europese Unie (hierna: EU). Dit is bijvoorbeeld het geval indien AdministratieNeT voor de uitoefening van haar Diensten of ter ondersteuning van haar Diensten de hulp van bedrijven die in een land buiten de EU zijn gevestigd, inschakelt. Deze landen hebben niet altijd een passend beschermingsniveau zoals binnen de EU. Doorgeven van uw Persoonsgegevens in het kader van uitvoeren van Diensten aan dergelijke bedrijven kan slechts met uw uitdrukkelijke toestemming welke schriftelijk voorafgaand bij het ondertekenen van de Overeenkomst van opdracht zal worden gevraagd.

Klachten en recht op inzage, rectificatie of verwijdering van uw Persoonsgegevens

U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop AdministratieNeT uw Persoonsgegevens verwerkt dan wel op inzage, vergetelheid, rectificatie, aanvulling, dataportabiliteit, beperking van de verwerking of verwijdering van uw Persoonsgegevens. Dit kan schriftelijk of door te mailen naar het e-mailadres info@administratienet.com.

Beveiliging

AdministratieNeT neemt passende technische en organisatorische maatregelen om verkregen Persoonsgegevens te beveiligen. AdministratieNeT maakt gebruik van apparatuur en programmatuur om haar systemen en de Website doorlopend te beveiligen met anti virus software die voldoet aan de actuele stand van de techniek. Alle door AdministratieNeT gebruikte software draait in de cloud waarbij automatisch backups worden gemaakt. De onlineprogramma’s welke AdministratieNeT gebruikt, zijn allen voorzien van wachtwoorden welke regelmatig gewijzigd worden.

Klacht Autoriteit Persoonsgegevens

Met een klacht over het gebruik van uw Persoonsgegevens kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens middels het geven van een tip via het daartoe beschikbare formulier op de website van de AP.