Privacybeleid

AdministratieNeT respecteert de privacy van haar Klanten en de Bezoekers van de Website. AdministratieNeT betracht bij de verwerking van uw Persoonsgegevens zorgvuldigheid en nauwkeurigheid en verwerkt de Persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Onderhavig document is het Privacybeleid van AdministratieNeT (hierna: AdministratieNeT), laatstelijk gewijzigd 16 augustus 2019. Dit beleid heeft betrekking op de verwerking van uw Persoonsgegevens via de Website en bij de uitvoering van Diensten. Dit document is van toepassing op alle activiteiten van AdministratieNeT, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders is overeengekomen of aangegeven.
Hieronder kunt u onder andere lezen welke Persoonsgegevens AdministratieNeT verwerkt, met welke grondslag en met welk doel. U leest verder hoe AdministratieNeT met uw Persoonsgegevens omgaat.

Begrippen

1. Betrokkene

Een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die Bezoeker van de Website of Klant van AdministratieNeT is.

2. Bezoeker

Een, al dan niet geregistreerde, gebruiker van de Website.

3. Diensten

Uitvoering Overeenkomst van opdracht.

4. Klant

De natuurlijke persoon of rechtspersoon welke een Overeenkomst van opdracht met AdministratieNeT is aangegaan.

5. Overeenkomst van opdracht

Overeenkomst van opdracht zoals tussen AdministratieNeT en Klant is tot stand gekomen.

6. Persoonsgegeven

Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

7. Website

De Website van AdministratieNeT.

PRIVACY

Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker van Persoonsgegevens in het kader van de Website en bij het uitvoeren van Diensten is, tenzij nadrukkelijk anders beschreven, AdministratieNeT (hierna: AdministratieNeT), gevestigd en kantoorhoudend te Almere en ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 32132377.

Categorieën Betrokkenen

Onder Betrokkenen worden verstaan: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een Overeenkomst van opdracht met AdministratieNeT isaangegaan (Klant) of de Bezoeker van de Website.

Bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens

AdministratieNeT verwerkt geen bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens en heeft tevens niet de intentie Diensten te verlenen dan wel gegevens te verzamelen over personen jonger dan 16 jaar, tenzij hiervoor toestemming is verkregen van ouders of voogd. AdministratieNeT kan echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 jaar is en raadt ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen worden verwerkt zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat AdministratieNeT zonder die toestemming persoonlijke gegevens heeft verzameld over een minderjarige, neem dan contact op via info@accuraatinfinance.nl, dan verwijdert AdministratieNeT deze gegevens.

Persoonsgegevens

AdministratieNeT verwerkt ter uitoefening van haar Diensten onder andere de volgende gegevens van haar Klanten:

Bedrijfsgegevens

• Vestigingsadres (straat, nummer, postcode, plaats, land)
• Kvk-nummer
• BTW-nummer
• Voor- en achternaam contactpersoon/eigenaar
• Telefoonnummer contactpersoon/eigenaar
• E-mailadres contactpersoon/eigenaar
• BSN-nummer contactpersoon/eigenaar
• Kopie van het identiteitsbewijs (wwft)

Fiscale gegevens

• Fiscaal nummer
• Kopie belastingaanslagen
• Inloggegevens belastingdienst (digid)?
• Financiële gegevens
• Betalingsgegevens (waaronder bankrekeningnummer)

Bijzondere persoonsgegevens

Voor het verzorgen van belastingaangiften en toeslagen,
(subsidie)aanvragen en de salarisadministratie is AdministratieNeT wettelijk
verplicht het BSN-nummer van Klanten te verwerken. Een volledige kopie van het
identiteitsbewijs is daarnaast verplicht vanuit de loonbelasting. De Wwft (Wet
ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) verplicht
AdministratieNeT uw identiteit vast te stellen en een bewijs daarvan te
bewaren.
Voor het verzorgen van een salarisadministratie, het
verzorgen van loonaangifte en de aan- en afmeldingen bij pensioenverzekeraars,
verzuimverzekeraars en arbodiensten kunnen bijzondere persoonsgegevens zoals
gegevens omtrent de gezondheid worden verwerkt.

Verkrijging Persoonsgegevens

AdministratieNeT verkrijgt direct uw Persoonsgegevens via dropbox,
e-mail, telefonisch contact, post, one-drive en het ondertekenen en uitvoeren
van de Overeenkomst van opdracht. Ook wanneer u AdministratieNeT benadert via
socialmedia kanalen als Facebook (Messenger), LinkedIn en Instagram worden uw
Persoonsgegevens verkregen.

Opslag Persoonsgegevens

Hieronder vindt u een overzicht van de derde partijen met
wie AdministratieNeT uw persoonsgegevens deelt om gegevens in op te slaan. Met
deze partijen is een verwerkersovereenkomst afgesloten of deze volgt uit de
voorwaarden van gebruik van deze programma’s.

• • Exact

Doel van de opslag van Persoonsgegevens is het voeren van de boekhouding
en realisatie van facturatie.

• • Nextens

Doel van de opslag IB, VPB en BTW aangifte.

• • Dropbox

AdministratieNeT gebruikt deze om haar bedrijfsvoering en
bestanden in het kader van de Overeenkomst van opdracht gemaakt, op te slaan en
te verzenden.

• • Email

Persoonsgegevens als e-mailadres worden gebruikt voor e-mail en
webdiensten en worden tevens gebruikt om bestanden te delen met Klanten.

• Computer vaste schijf

Grondslag gegevensverwerking

AdministratieNeT verwerkt slechts persoonsgegevens op basis
van de grondslagen dan wel uitzonderingsgronden (in geval van bijzondere
persoonsgegevens) zoals genoemd in de AVG.

• AdministratieNeT verwerkt persoonsgegevens in het kader van de
  uitvoering van de Overeenkomst met haar Klanten.
• AdministratieNeT verwerkt persoonsgegevens vanwege het
  gerechtvaardigde belang dat zij daarbij heeft, namelijk:
  1. Verrichten
     van haar bedrijfsactiviteiten, zoals personeelsadministratie;
  2. Dienstverlening
     zo efficiënt mogelijk inrichtingen;
  3. Verbetering
     dienstverlening
  4. Beveiliging en beheersystemen waarin gegevens opgenomen zijn;
• AdministratieNeT verwerkt bepaalde persoonsgegevens ter voldoening
  aan een wettelijke verplichting, waaronder in elk geval verstaan fiscale
  controles en financiële dan wel salarisadministratie.
• In het kader van de bedrijfsvoering is AdministratieNeT gehouden
  aan de wettelijke verplichting om de identiteit van haar klanten ter verifiëren
  op basis van de wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme
  (Wwft)
• Persoonsgegevens van personeel wordt verwerkt in overeenstemming
  met de arbeidsovereenkomst.
• Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming
  van betrokkenen, zal toestemming afzonderlijk worden gevraagd. U kunt uw
  toestemming te allen tijde schriftelijk intrekken middels het versturen van een
  e-mail naar info@administratienet.com.

Indien derde partijen in opdracht van AdministratieNeT uw
gegevens verwerken (‘sub verwerkers’), zal schriftelijk en voorafgaand aan het
ondertekenen van de Overeenkomst van Opdracht uw uitdrukkelijke toestemming
hiervoor worden gevraagd.
Overige grondslagen zijn:

• E-mailadres is noodzakelijk voor het ontvangen van de nieuwsbrief
  vragen.
• E-mailadres en telefoonnummer zijn noodzakelijk voor de
  uitvoering van de Overeenkomst van opdracht.
• Verwerking van de bedrijfs- en NAW-gegevens zijn noodzakelijk
  voor het nakomen van de wettelijke verplichtingen vanuit belastingwetgeving.

Doeleinden gegevensverwerking

AdministratieNeT verwerkt bij de uitvoering van haar
Diensten en via uw bezoek aan de Website Persoonsgegevens zoals onder meer uw
bedrijfsnaam, voor- en achternaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Het
doel hiervan is om de Overeenkomst van opdracht uit te voeren en tevens uit
praktische overwegingen als het bijhouden van administratie en facturering.
Eveneens wordt middels verwerking een optimaal gebruik van de Website
gerealiseerd en liggen er commerciële overwegingen aan ten grondslag zoals
marketing doeleinden en het verkrijgen van inzicht in (unieke)
bezoekersaantallen en overige statistieken.
AdministratieNeT verwerkt eveneens Persoonsgegevens om contact
op te nemen (voor overleg om de dienstverlening uit te voeren, voor het sturen
van een Offerte of om te kunnen reageren op een vraag/verzoek. Voor het
verzenden van de nieuwsbrief, voor het maken en verzenden van facturen, het
beheren (monitoren, plaatsen van berichten en reageren op reacties) van social mediaaccounts
als ook het plaatsen van advertenties, voor inzicht in websitebezoekers en
zoekgedrag, om de website te optimaliseren.

Duur opslag

Uw Persoonsgegevens worden door AdministratieNeT minimaal
twee jaar en uiterlijk vijf jaar bewaard.

• Gegevens als bedrijfsnaam, voor- en achternaam, adres en
  e-mailadres worden gebruikt voor administratieve en financiële (facturatie)
  doeleinden. Deze gegevens worden zeven jaar bewaard daar AdministratieNeT wettelijk
  verplicht is deze gegevens gedurende zeven jaar te bewaren voor de
  Belastingdienst. Dit geldt eveneens voor emailadressen en de inhoud van
  e-mails.
• Voor het uitvoeren van de Overeenkomst gebruikt AdministratieNeT
  onder meer gegevens omtrent uw bedrijfsvoering. Zodra de werkzaamheden uit de
  Overeenkomst voltooid zijn, verwijdert AdministratieNeT deze gegevens. De
  gecreëerde content wordt vijf jaar bewaard.
• Uit commercieel belang gebruikt AdministratieNeT gegevens als uw
  bedrijfsnaam, voor- en achternaam en emailadres voor direct marketing en
  socialmedia uitingen. Indien u dergelijke uitingen deelt op uw socialmedia,
  ontvangt AdministratieNeT een notificatie. Deze gegevens worden verwijderd
  zodra u aangeeft dat deze verwijderd dienen te worden.

Verwerking Persoonsgegevens door derde partijen

Uw persoonsgegevens kunnen worden verstrekt aan derden
wanneer AdministratieNeT aan een wettelijke verplichting moet voldoen. Hierbij
valt te denken aan controle door de Belastingdienst, de FIOD of de AFM.
Uw Persoonsgegevens worden in het kader van de uitvoering
van de Opdracht gedeeld met de Nederlandse Belastingdienst. In bepaalde
gevallen kunnen uw persoonsgegevens tevens aan derde partijen worden verstrekt.
Indien verstrekking aan derden noodzakelijk is in het kader van de uitvoering
van de opdracht, dan zal hiervoor vooraf schriftelijk uw toestemming gevraagd
worden bij het ondertekenen van de Overeenkomst van Opdracht. Overige gegevens
worden niet aan derde partijen verstrekt, tenzij dwingende bepalingen in wet-
en regelgeving dit noodzakelijk maken.
Het is derde partijen niet toegestaan middels de Website
Persoonsgegevens over u te verzamelen, in welke vorm dan ook. AdministratieNeT
attendeert er echter op dat zij niet verantwoordelijk is voor het privacybeleid
van de websites van derde partijen welke via de Website bereikbaar zijn. Het is
daarom raadzaam om het privacy- en cookiebeleid dan wel disclaimer van de
betreffende websites te raadplegen bij uw bezoek.

Doorgifte derde landen

Het kan voorkomen dat het noodzakelijk is dat
AdministratieNeT uw Persoonsgegevens doorgeeft aan landen buiten de Europese
Unie (hierna: EU). Dit is bijvoorbeeld het geval indien AdministratieNeT voor
de uitoefening van haar Diensten of ter ondersteuning van haar Diensten de hulp
van bedrijven die in een land buiten de EU zijn gevestigd, inschakelt. Deze
landen hebben niet altijd een passend beschermingsniveau zoals binnen de EU.
Doorgeven van uw Persoonsgegevens in het kader van uitvoeren van Diensten aan
dergelijke bedrijven kan slechts met uw uitdrukkelijke toestemming welke
schriftelijk voorafgaand bij het ondertekenen van de Overeenkomst van opdracht
zal worden gevraagd.

Klachten en recht op inzage, rectificatie of
verwijdering van uw Persoonsgegevens

U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen
over de wijze waarop AdministratieNeT uw Persoonsgegevens verwerkt dan wel op
inzage, vergetelheid, rectificatie, aanvulling, dataportabiliteit, beperking
van de verwerking of verwijdering van uw Persoonsgegevens. Dit kan schriftelijk
of door te mailen naar het e-mailadres info@administratienet.com.

Beveiliging

AdministratieNeT neemt passende technische en
organisatorische maatregelen om verkregen Persoonsgegevens te beveiligen. AdministratieNeT
maakt gebruik van apparatuur en programmatuur om haar systemen en de Website
doorlopend te beveiligen met anti virus software die voldoet aan de actuele
stand van de techniek. Alle door AdministratieNeT gebruikte software draait in
de cloud waarbij automatisch backups worden gemaakt. De onlineprogramma’s welke
AdministratieNeT gebruikt, zijn allen voorzien van wachtwoorden welke
regelmatig gewijzigd worden.

Klacht Autoriteit Persoonsgegevens

Met een klacht over het gebruik van uw Persoonsgegevens kunt
u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens middels het geven van een tip via
het daartoe beschikbare formulier op de website van de AP.